Les métiers de la communication
Chef de projet évènementiel
Définition du métier
Le chef de projet événementiel s’inscrit dans la stratégie de communication globale de l’entité, de l’entreprise ou de l’institution. Il gère non seulement la conception, la mise en place et la mesure de « l’événement », mais aussi l’ensemble des moyens et des actions permettant de l’inscrire en cohérence avec les autres actions de communication de l’entreprise.
Les missions
Il participe à la négociation budgétaire de ses dossiers. Il contribue à élaborer les moyens de mesure de l’impact des événements.
Il préconise la meilleure offre événementielle, ainsi que les outils et moyens pour accompagner cette offre. Il prend en charge la coordination des événements, récurrents ou exceptionnels.
En charge des contours de l’événement, il peut proposer un plan de communication événementielle prenant en compte l’ensemble des aspects opérationnels de la communication : édition d’invitations, de plaquettes, rédaction d’articles, gestion des bases de données des invités, choix des prestataires internes et externes, choix du lieu…
Selon son périmètre, il est garant de la cohérence des contenus ou apporte uniquement une prestation logistique et coordonne les différents prestataires externes.
Il participe à la négociation budgétaire de ses dossiers. Il contribue à élaborer les moyens de mesure de l’impact des événements.
Activités et tâches
Sources : Le référentiel des métiers de la Communication www.metiersdelacommunication.fr
Détermine le besoin et préconise
- Identifie et recense le besoin de communication événementielle, à travers notamment l’élaboration d’un questionnement ad hoc
- Préconise et rédige un plan de communication, un budget et un rétro-planning
- Détermine les outils (édition, web, intranet) et les moyens nécessaires (prestataires, salles, traiteurs, animation)
Gère les intervenants internes
et externes
- Anime les équipes internes et externes impliquées
dans le projet
- Met en place un fonctionnement en mode projet
- Gère les interlocuteurs de tous niveaux, de l’agence
de communication événementielle à l’orateur extérieur
de prestige
- Rédige les cahiers des charges des différents intervenants
Conçoit et organise l’événement
- Gère la relation avec le(s) public(s) cible(s)
- Participe à la conception et à la mise en forme du contenu (intervenants, présentations, vidéos, musique…)
- Choisit et coordonne les prestataires
- Gère le rétro-planning et le budget
- Supervise les aspects scéniques et techniques
- Organise la sécurité, l’accueil, les transports
Mesure et suit les actions de communication
- Établit des outils de mesure d’impact de l’événement et assure la restitution auprès des prestataires et intervenants
- Élabore et gère des enquêtes quali/quanti
- Analyse les enquêtes et débriefs
- Communique les résultats de cet événement
- Suit et mesure le post-événement
